เลิกเสียเงินกับ Google Apps/Evernote และหันมาใช้งาน Office 365 Small Business Premium

อันนี้เป็นการลองของก่อนขายจริง และในไทยยังไม่เปิดตัวอย่างเป็นทางการให้ใช้งานแต่อย่างใด (งงๆ กับการเปิดตัวเหมือนกัน คือเปิดตัวแต่ยังไม่มีของขาย ><“)

ส่วนตัวเมื่อปีสองปีก่อนผมเสียเงินให้กับ Google ในบริการ Google Apps for Business (เว็บให้บริการด้านข้อมูลบนกลุ่มเมฆ (cloud services) ถ้าดีก็จ่ายเงินเค้าเหอะ) ก็จ่ายปีละ $50 (ตกเดือนประมาณ $4 กว่าๆ) เพราะอยากได้อีเมลความจุเยอะๆ ทำงานแบบ Cloud มีความสามารถในการทำ Wireless Sync กับมือถือได้ ตอนแรกใช้ BlackBerry ต่อมาใช้ Android และตอนหลังมาใช้ Windows Phone แล้วก็เลิกใช้ไปตอนช่วงสิ้นปีที่ผ่านมาเพราะ ย้ายจาก Google Apps มา Windows Live Admin Center (Custom addresses) เพื่อใช้งานร่วมกับ Windows Phone 8 เพราะ Google Apps for Business มีปัญหาภาษาไทยกับ Windows Phone 8; พบข้อผิดพลาดในรหัสภาษาบน WP7.5/8 เมื่อตอบหรือส่งต่ออีเมลที่ใช้ร่วมกับ Google Mail เลยทำให้ยกเลิกการใช้งานไปโดยปริยาย ประหยัดไปปีละ $50 ไปก่อนแล้ว

สำหรับ Evernote นั้นที่ใช้แบบ Premium Account ก็คงเป็นช่วงเวลาประมาณเดียวกับที่ใช้ Google Apps for Business มาสักพักและใช้ Android Phone ใหม่ๆ พอดี ก็เลยได้ก็เสียเงินให้ Evernote แบบ Premium Account ไปเดือนละ $5 เพราะต้องการใช้ Notes ที่ทำงานบน Cloud ได้ มีระบบ PIN และ Offline Sync ไปพร้อมๆ กัน

เพราะฉะนั้นถ้าคิดรวมๆ กันระห่าง Google Apps for Business และ Evernote ตอนที่ผมใช้งานทั้งสองตัวควบคู่กันแล้ว ผมจะต้องจ่ายปีละ $100 เพราะ Evernote จ่ายเป็นรายปีราคาเท่ากับ Google Apps for Business เลย

แต่มาช่วงสัปดาห์ที่ผ่านมาผมได้ยกเลิก Evernote แบบ Premium Account ไป เหตุผลไม่ใช่เพราะโดน Hack อะไรหรอก แต่เป็นเรื่องราคาความและความคุ้มค่าของสิ่งที่จ่ายไปแทน ซึ่งตอนนี้ผมเสียเงินให้ Office 365 รุ่น Small Business Premium (ต่อไปจะเรียกสั้นๆ ว่า Office 365 เฉยๆ) ในราคาค่าสมัครแบบเช่าใช้เดือนละ $15 (หรือตกปีละ $150) ต่อ 1 Username แทน ซึ่งด้วย 1 Username ที่ใช้ สามารถ sign-in เข้ากับ Microsoft Office 2013 เพื่อ activate ใช้งานได้ 5 เครื่อง (แต่ละเครื่องจะใช้ Username และ Password ของ Office 365 ในการ activate)  เพราะสิ่งที่ได้กลับมานั้นต่างกันมากมายเลยทีเดียว เพราะเจ้า Offie 365 รุ่นนี้มี Microsoft Office 2013 desktop version มาให้ด้วย โดยที่ให้มานั้นมี Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access, Publisher และ Lync นั้นจึงเป็นเหตุผลง่ายๆ ที่ซื้อแบบเช่าใช้แทนแบบ Retail version ตามปรกติที่ผมซื้อมาตั้งแต่ Microsoft Office 2007 และ Microsoft Office 2010 เพราะการเปลี่ยน version ของ Microsoft Office นั้นเริ่มถี่ขึ้นและการเปลี่ยน version ไป version ใหม่ๆ ของ Retail version ในราคาไม่หนีกับระยะเวลาการเช่าใช้งานแบบนี้เท่าไหร่ และอาจถูกกว่าด้วยซ้ำเมื่อเทียบกับการได้ Desktop version ที่ให้มา ซึ่งจากคุณสมบัติของ Desktop version แล้ว ยังมี Office Web Apps และ Office Mobile Apps มาให้พร้อมสำหรับทำงานนอกสถานที่มาให้พร้อมเลย

ซึ่งหลายคนคงงงว่าแล้วไฟล์จะเก็บไว้ที่ไหนทำงานบน Desktop version มันจะไปทำงานบน Office Web Apps และ Office Mobile Apps ได้ยังไง คำตอบคือ SkyDrive Pro ที่ให้พื้นที่เก็บไฟล์ 7 GB แยกต่างหากออกมาอีกที (แยกจาก SkyDrive ตัวปรกติ) ซึ่งเจ้า SkyDrive Pro ทำงานอยู่บน SharePoint อีกที ซึ่งเป็น Private Online storage ของ user ของเราเองโดยใช้ Username และ Password ที่ activate กับตัว Office desktop version นั้นแหละในการเข้าถึง SkyDrive Pro ใน SharePoint ได้อัตโนมัติผ่านตัว Office 365 ที่เราเปิดอยู่ได้ทันที เพราะฉะนั้น ใครจะเอาวิธีการซื้อ 1 User แล้วแชร์ 5 เครื่องโดยแต่ละเครื่องใช้คนละคน ก็ทำได้ ถ้าไม่ได้ใช้แบบแชร์เอกสารระหว่าง Device กัน แต่มันทำได้ยากถ้าไม่ตั้งค่าให้ดีๆ (เอกสารสำคัญอาจหลุดได้ง่ายๆ ถ้าใช้วิธีนี้) โดยจะมีรายการว่ามีเครื่องใดว่า activate อยู่บนหน้า Admin page ของ Office 365 ของเรา สามารถ deactivate ได้ และหน้านี้จะเป็นหน้าที่เข้ามาดาวน์โหลดตัว Microsoft Office 2013 desktop version ไปใช้งานได้ด้วย (เลือกได้ว่าจะเอา 32bit หรือ 64bit)

ต่อมาคือเรื่องของอีเมลซึ่งผมถือว่าเป็นของแถมที่เอามาเทียบชั้น Google Apps for Business ได้สบายๆ และอาจดีกว่าในด้านที่มันทำงานกับ Desktop version อย่าง Outlook 2013 ได้สบายๆ ผ่าน Microsoft Exchange ตัวเต็มบน Office 365 ซึ่งคล้ายๆ กับของ Hotmail และ Gmail เป็น Exchange ActiveSync (EAS) ที่มีคุณสมบัติคล้ายๆ กัน แต่ตัวนี้ใหม่สดกว่า คือ Sync Notes และ Task ได้ด้วย ซึ่ง EAS ของ Hotmail จะ Sync ตัว Notes และ Task ไม่ได้ ส่วนของ Gmail ทำได้เพราะ Google เขียนเพิ่มเติมผ่าน Outlook Sync ที่เป็น Desktop sync ที่ลงเพิ่มเติมเป็นของตัวเองและวิ่งเข้า Google Docs ที่ตัวเองมีแทน

โดยเจ้าระบบอีเมล Microsoft Exchange บน Office 365 ตัวนี้ใช้งานบนชื่อ Domain name ของตัวเองได้แบบเดียวกับ Google Apps for Business โดยให้พื้นที่ Username ละ 25GB เลยทีเดียว

นี่ยังไม่รวม Lync ที่ดูเหมือนจะยังไม่จำเป็นในตอนนี้ เพราะใช้อยู่คนเดียวอีกนะ ถ้าใช้หลายๆ คนอาจจะได้ใช้ความสามารถของมันภายในอีกเยอะ อย่าง Newsfeed ที่ด้านในเป็น Private Social Network สำหรับพนักงานด้วย นี่ยังไม่รวมเรื่องระบบ Call meeting, VOIP, PABX อะไรพวกนี้อีก ซึ่งผมว่ากว่าจะเข้าไทยไม่รู้ว่าต้องผ่าน กสทช. หรือเปล่านี่ดิ

และสุดท้ายตัว Office 365 มี Microsoft OneNote มาให้ และมันทำงานได้ดีกับ SkyDrive Pro ทำให้สามารถ Sync ข้อมูลบน Cloud ได้ทันทีเลย แถมมี Function เยอะกว่าเจ้า Evernote เสียด้วย

เพราะฉะนั้นถ้าดูแล้ว Office 365 Small Business Premium นั้นคือส่วนผสมของ Google Apps for Business, Evernote และ Microsoft Office Retail มารวมกันเลย ซึ่งสำหรับผม ถ้าลองคิดดูว่าผมเสียเงินรายปี 1-2 ปีและ Office Retail กล่องละ 6-7,000 บาทแล้ว ราคาโดยรวมแตกต่างกันไม่มากนัก แต่ที่ต่างคือ ค่อยๆ จ่ายใช้งานเป็นแบบเช่าใช้แทน ทำให้ดูว่าค่าใช้จ่ายต่อครั้งที่จ่ายดูน้อยและจ่ายได้ ราคาประมาณดูหนัง 1-2 เรื่อง หรือราคาเท่าๆ กับดื่มกาแฟ Starbucks 5 แก้ว อะไรแบบนั้น