เครื่องมือบริหาร Project ที่ใช้งานอยู่ตอนนี้

ด้วยความที่ทำงานหลายๆ อย่าง หลายๆ Project ต้องทำงานร่วมกับคนอื่นมากกว่า 1 คน การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญ การบันทึกช่วยจำต่างๆ จึงจำเป็น เพื่อไม่ให้หลุดหรือตกหล่นหายไป ในตอนนี้เลยเอาเครื่องมือและวิธีการสื่อสารที่ใช้อยู่ตอนนี้มาแชร์กันสักหน่อย

โทรศัพท์!
เป็นเรื่องพื้นฐานมากๆ ความชัดเจนในการสื่อสารสำคัญ การโทรศัพท์นั้นเหมาะกับสถานะการณ์บางอย่างที่ต้องการการตอบสนองที่รวดเร็วอันนี้จำเป็นมากๆ บางครั้งส่งอีเมลไป ไม่เข้าใจ หรือไม่ชัดเจน โทรคุยอธิบายอาจจะชัดเจนกว่า

E-Mail
ส่วนใหญ่จะใช้ในด้านการยืนยัน หรือแจ้งรับทราบร่วมกัน รวมถึงการสื่อสารเพื่อสร้างหลักฐานร่วมของการทำงาน ในบาง Project ใช้อีเมลโต้ตอบกันไป-มามหาศาลมากเพื่อสรุปให้ทุกอย่างแน่ชัดจริงๆ

IM

• Skype – ใช้คุยหรือประชุมสาย ลดต้นทุนการโทรศัพท์ นานๆ ใช้ทีนึง
• GTalks – ด้วยความที่ใช้บนระบบ Webbased ได้ด้วย ประกอบกับตัวอักษรล้วนๆ รวดเร็วไม่ต้องมีอะไรมากมาย จึงเหมาะมากๆ กับการโต้ตอบ ไป-มาระหว่างคนสองคน (แถมมี logging chat ด้วยสะดวกดี)
• Windows Live Messenger – ใช้คล้ายกับ GTalks แต่สะดวกกว่าที่มีทุกเครื่อง ทำ Invite มาคุยกันหลายๆ คนได้ และรวมถึงคุยกับลูกค้าบางคนที่ไม่ได้ใช้ GTalks (เกือบทั้งนั้นเลย)

Github
ระบบ Project Sharing Code ที่มีผู้ใช้งานอยู่ทั่วโลก ได้รับความไว้วางใจาก Developer มากมาย ผมเสียเงินเพื่อเช่าใช้แบบ private เดือนละประมาณ $12/month อยู่ ทำงานได้ดีครับ กับจำนวณคนไม่มาก เป็นทีมเล็กๆ แบบผม ถ้า Project หรือคนที่ทำงานร่วมกันมากกว่าที่รอบรับก็เพิ่มเงินเข้าไป แต่ถ้า Project ไหนจบแล้วก็ลบออกพร้อมทำ copy source ออกมาพร้อมสรุป จนถึงระดับนึงอาจจะลด plan ลงได้ (ออกแนวใช้เมื่อจำเป็น) ทำให้ประหยัดต้นทุนได้มากขึ้น

• Git Version Control System 
  เป็น Source Code Versioning แบบ distributed version control system โดยที่แต่ละคนไม่เพียงได้ข้อมูลล่าสุดของไฟล์งานต่างๆ เท่านั้น แต่ได้ทั้งมา repository (project code) เพราะฉะนั้นถ้า Server ตัวหลักเสีย เครื่อง Client ก็สามารถทำงานได้อยู่ พอ Server กลับมาทำงานได้ปรกติก็จะสามารถส่ง Source กลับไปได้โดยข้อมูลที่แก้ไขไป-มานั้นยังคงอยู่และพร้อมให้ Server สามารถรับข้อมูลล่าสุดต่อไปได้ทันที เหมาะกับ Project ขนาดเล็กถึงใหญ่ที่ต้องใช้การแชร์ Source โปรแกรมมากกว่า 1 คนขึ้นไป เพื่อป้องกันการแก้ไขทับไปมาระหว่างคนในทีม ช่วยเรื่อง Backup และ Recovery ได้ดีมากๆ
• Issue/Milestone
  ระบบช่วยติดตามงาน การเพิ่มเติม Label เพื่อง่ายต่อการแยกประเภทของ Issue โดยถ้ามีเรื่องต้องปักวัน หรือ Milestone ก็ทำงานควบคู่กันได้ โดยหลักๆ ใช้เพื่อทำงานต่อไปนี้
  • แจ้งการเปลี่ยนแปลงต่างๆ หรือมีการส่ง Features ใหม่เข้ามา จะทำเพื่อแจ้งให้ทราบ จะสร้าง Issue แล้วมาลงชื่อและ comments กันไป-มาเพื่อมา track ต่อได้ จะใช้ Label ชื่อ Information เมื่อตกลงแล้วจะสร้าง Issue ชื่อ Features ขึ้นมาแทนเพื่อประกบ Milestone
  • ใช้ Milestone มาจับกับ Issue ทีเป็น Label ที่ตั้งว่า Features เพื่อรวมว่า Milestone ไหนที่ Close Issue บ้าง
  • Bug Tracking โดยกำหนด Label ที่ชื่อ Bugs เพื่อแจ้งให้ทราบว่า Issue นี้เป็น Bug report และเมื่อแก้ไขแล้วจึง Close Issue เพื่อจบ Issue
• Wiki
  ใช้เพื่อ Note และแจ้งข้อมูลทั่วไปพวก FTP, Databases Access หรือเอกสารของลูกค้าต่างๆ ที่เป็น Features หรือข้อตกลง เป็นหลัก ซึ่งรวมไปถึงคู่มือหรือการแก้ไขปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น

Google Docs : Documents/Spreadsheet (เอกสารแชร์กับลูกค้า)
ไม่มีอะไรมาก ลูกค้าคงใช้ Github ไม่เป็น เพราะงั้น ใช้อะไรที่ง่ายๆ เข้าถึงง่ายกว่า สำหรับเอกสารพวกนี้เสีย

Dropbox : Cloud Storage Sharing/Sync
ไฟล์รูป ไฟล์ Themes ต่างๆ หรือเอกสารลูกค้าที่เป็น Word, Excel หรือ PowerPoint ที่เป็นไฟล์โยนไป-มาในอีเมล จะรวบรวมไว้ในนี้เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและส่งต่อ